A robotok nem csak a gyárakban terjednek, de ott ülnek már az irodákban is. Persze nem a gép előtt, hanem bent a gépben. Az okos szoftverrobotokkal számos irodai tevékenység automatizálható, a monoton, hosszadalmas feladatokkal pillanatok alatt végeznek, az embereknek pedig több idejük jut fontosabb, inkább intelligenciát igénylő feladatokra. A robotikus folyamatautomatizálás, vagyis Robotic Process Automation (RPA), nem csak ezt a három betűt jelenti, de csökkenő költségeket, gyorsabb és hatékonyabb munkát, felszabaduló erőforrásokat, nagyobb pontosságot és megfelelőséget.
Mi jut eszébe arról, hogy robot? Valami fémesen csillogó burkolatú emberformájú intelligens szerkezet? Autókat hegesztő narancsszín gépkarok? Csomagokat kézbesítő autonóm drónok? Ezek némelyike nem több csillogó álomnál, mások gyárépületek mélyén teszik dolgukat. De vannak olyan robotok, amik már ott vannak az irodákban – igaz, fizikailag nem megfoghatók, mint például egy intelligens kávéautomata – és sok fárasztó és monoton munkaórától kímélik meg a vállalatok alkalmazottjait. Ezek a robotok egy feltörekvő új technológia, a szoftver robotika, vagyis RPA eszközei.
De mi is az az RPA?
Röviden: egy szoftver robotokon és/vagy mesterséges intelligencián alapuló irodai folyamatautomatizálási technológia.
Bővebben: olyan általános eszköz, ami képernyőletapogatás és más technológiák alkalmazásával hoz létre speciális botokat, amelyekkel irodai tevékenységeket lehet automatizálni.
A nagyvállalatok számára rendszerint azért izgalmasak az RPA-ban rejlő lehetőségek, mert
- a legtöbb nagy, nem technológiai cég elavult rendszereket használ;
- a képzett munkaerő nagy része sokszor könnyen automatizálható munkát végez.
A felfokozott érdeklődést jól jelzi, hogy az utóbbi öt év alatt (2014 márciusa és 2019 márciusa között) több, mint 70-szeresére nőtt az erre a kifejezésre irányuló Google-keresések száma, emellett RPA technológiai partnerünk, a UiPath nemrégiben közel 600 millió dolláros tőkebefektetést kapott, hogy a megnövekedett piaci igényeket ki tudja elégíteni.
Miért annyira keresett az RPA?
Mert ez számít jelenleg a modern irodai tevékenységek automatizálásának leghatékonyabb és legköltségkímélőbb módjának. Ez abból fakad, hogy:
- a dolgozók manapság sokkal több eszközt (irodai környezetről beszélünk, tehát különböző szoftverekről, alkalmazásokról van szó) használnak, mint korábban, és ezeket már nem lehet egyszerű makrókkal automatizálni. Például 1990-ben a Microsoft Office három alkalmazásból állt: Word, Excel, PowerPoint. Az Office 2019-es kiadása már kilenc eszközt kínál, és akkor csak egy elterjedt irodai szoftvert említettünk. Az ilyeneket készítő szoftvergyártóknak csak kis része kínál szoftvereihez alkalmazásprogramozási interfészt (API), ami nélkül a felhasználók gyakran kénytelenek unalmas adatgyűjtő munkát folytatni egy-egy feladat elvégzéséhez,
- a használt eszközöket, főleg ha jelentősen eltérő technológiával készültek (mainframe, desktop, cloud) nehézkesen, vagy egyáltalán nem lehet integrálni,
- a munkaerőkihelyezés (outsourcing) elvesztette vagy kezdi elveszíteni korábbi előnyeit. Ma már jóval kevesebben bíznak meg üzleti folyamatokat kiszervező (BPO) társaságokat a manuális tevékenységek kihelyezésére, mint az 1990-2000-es években, mert többek között
- csökkentek az arbitrázs-lehetőségek,
- a kihelyezés megszervezése is drága munkaerőt igényel,
- a feltörekvő/fejlődő országokban, ahova ez a kiszervezés elsősorban irányult, pedig egyre emelkedik a fizetés.
Konkrétan mire képes az RPA teljesen automatikusan, emberi beavatkozás nélkül?
- e-mail-csatolmányok megnyitására;
- webes és egyedi, vállalati alkalmazásokba való belépésre;
- alkalmazások közötti adat másolásra, adat szinkronizációra;
- fájlok és mappák másolására, mozgatására;
- nyomtatványok kitöltésére;
- adatbázisok olvasására, létrehozására, lekérdezésére;
- adatok begyűjtésére az internetről, azokon kalkulációk elvégzésére;
- dokumentumokból rendezett adatok kinyerésére;
- közösségimédia-statisztikák begyűjtésére;
- feltételes, ‘ha-akkor’ döntések/szabályok követésére.
Az RPA ily módon rengeteg előnyt kínál a vállalkozások számára:
- folyamatok egész sorát lehet a segítségükkel felgyorsítani;
- számottevő költségmegtakarítást elérni - a robotok támogatásával a dolgozók fontosabb feladatokra koncentrálhatnak;
- a hibalehetőségeket csökkenteni - nem fordulhat elő tévesen bevitt adat, félrenézett sor, bármennyire is monoton az adott munkafolyamat;
- minimalizálni az esélyét, hogy érzékeny adatokkal kerüljenek kapcsolatba emberek - kizárja az esetleges visszaélések lehetőségét (GDPR);
- növelni a szervezet rugalmasságát - a minél több folyamat automatizálása magával vonja a belső rendszerek, platformok, programok és alkalmazások integrációját, egyfajta rugalmasan alakítható keretrendszert létrehozva, amit könnyen lehet a manapság gyorsan változó körülményekhez adaptálni.
És ez még nem minden. Az RPA-t bevezető cégek interjúinak eredménye alapján:
- az RPA-s fejlesztésre költő vállalatok az első évben 30-200 százalékos megtérülési rátát értek el;
- a szigorú előírások szerint működő iparágak – biztosítási-, banki szektor – gyors, pontos és olcsó megoldást találtak benne a megfelelőség tekintetében;
- a cégeknél javult az ügyfélszolgálat minősége, az egyszerűbb kérdések automatizálásával több emberi erőforrást lehet a bonyolultabbak megoldására fordítani;
- a bevezetésének örültek a dolgozók is, mert sok nyűgös, monoton feladatot levett a vállukról.
Persze az RPA is hordoz magában kockázatokat. A rendszer ugyanis szó szerint értelmez minden parancsot, és csakis azokat. Olyan esetben, amikor az emberek a munkavégzés során ösztönösen követnek bizonyos szabályokat, ezek - mivel nem jelennek meg tudatosan - kimaradhatnak az automatizálás paraméterei közül, ami komplikációkat és hibákat okozhat az üzemelése során. Ennek az elkerüléséhez alaposan ki kell elemezni a kérdéses munkakört, fel kell térképezni az automatizálni kívánt folyamatokat, időt kell szánni a tesztelésre, illetve olyan supportot érdemes kérni a szállítótól, mellyel garantálni lehet a robotok gyors és hatékony utólagos finomhangolását.
A közel tíz éves folyamatmenedzselési tapasztalattal rendelkező Mortoff ügyfelei közül is egyre többen keresik az RPA-lehetőségeket. Folyamat-automatizálási igényeiket a piacvezető RPA-eszköz, a UiPath alkalmazásával szolgáljuk ki sikerrel.
