Az agráriparágban tevékenykedő ügyfelünk a törvényi előírásoknak (NAV) megfelelve, a fuvarjai kötelező adminisztrációját szerette volna valamilyen technikai megoldással támogatni (EKAER azonosító igénylés, módosítás, törlés), ebben segít az általunk fejlesztett szoftver robot megoldás. 
Ügyfelünk a világ egyik vezető vállalata a mezőgazdasági alapanyagok gyártása, feldolgozása és kereskedelme területén, a cégcsoport 35 országban van jelen és mintegy 13 000 embert foglalkoztat világszerte. 

A megoldással szemben támasztott elvárások a következők voltak: 

• a nap bármely időszakában a logisztikus kollégáktól érkező EKAER azonosító igénylés azonnali végrehajtása 
• komplex adatvalidáció, esetleges (automata) korrekció 
• igénylők értesítése az esetleges problémákról, és a sikeres igénylésről 
• az igényléshez szükséges manuális adatmegadási idő minimális szintre csökkentése 

Az előzőekben leírt üzleti feladat robusztus megoldására egy kétkomponensű működési modellt választottunk (Dispatcher-Performer), mely megoldással a feldolgozandó adatok beazonosítása és azok feldolgozása ketté válik két külön folyamatra. 

Az üzleti folyamat magasszinten az alábbi módon megy végbe: 
Az ügyintézők a saját ügyfélkörükhöz tartozó táblázatukban adminisztrálják az általuk igényelt fuvarok adatait. Ez a táblázat tartalmaz egy e-mailküldési funkciót, amivel új igénylési folyamatot tudnak elindítani. 

A pár percenként automatikusan lefutó Dispatcher folyamat magas szinten a következő lépésekből áll: 

1. feldolgozandó e-mailek beazonosítása 
2. ezen e-mail-ekből a szükséges adatok feltöltése a robot vezérlő platform egy végrehajtási sorába  
3. feldolgozott e-mailek áthelyezése egy másik mappába a nyomon követhetőség miatt 

Az új feldolgozandó elem esetén működésbe lépő Performer folyamat magas szintű működése a következő: 

1. a feldolgozáshoz szükséges, előre megadott segédtáblázatok beolvasása 
2. új kérések beazonosítása és validációja (30 db oszlop validáció)  
3. adatkorrekciók elvégzése (15 db oszlopra), ha szükséges 
4. új azonosítók kérése – NAV EKAER igénylő form kitöltése (a webes felület helyett egy stabilabb, háttérben futó (API) megoldással) 
5. az igénylő táblázatának kitöltése a NAV válaszaival (sikeres hívás esetén: az azonosítóval, hiba esetén a hiba okával) 
6. érintettek értesítése az eredményekről 

A projekt kivitelezésében kihívást jelentett a NAV EKAER API interfészének kiismerése, átlátása, illetve a teszt és éles rendszer közötti különbségek lekezelése. 

Eredmények
Az éles működése eredményeként havi kb. 1000 EKAER azonosítót kérvényez a robot ügyfelünknek, ezzel kb. 2 teljes munkaidős adatrögzítő kolléga munkáját kiváltva. A robot a munkaerő és munkaidő felszabadításon túl (19 logisztikus kollégát érint a folyamat) az adatellenőrzés és form kitöltéssel jelentősen megkönnyíti a működést és növeli a hatékonyságot.  A robot teljes elkészítési ideje (felmérés, specifikáció, fejlesztés, tesztelés, dokumentációk készítése, UAT, PRT, élesítés) az első egyeztetést követően kb. 3 hónap volt.