A Mortoff nem csak ügyfeleknek kínál folyamat tanácsadást és folyamatautomatizációs megoldásokat, hanem saját folyamatait is állandóan fejleszti. Az egyik példa erre – a sales és HR támogató folyamatok mellett – a kimenő számlázás automatizációs projektje.

A projekt célja és scope-ja

A projekt célja a teljesítés igazolások (TIG), az időelszámolási riportok (TR) és a számlák automatikus kiállítása volt. Ez egy több szervezeti egységen átívelő folyamat, amely a projektadminisztrációt, a pénzügyet és a számvitelt is érinti. A projektnek nem volt célja, hogy a munkatársak kimenő számlázással kapcsolatos feladatait teljesen kiváltsa robotokkal, ezeknek csupán egy része került automatizálásra, míg a fennmaradó részük továbbra is manuális elvégzésű maradt. Az automatizált és a manuális folyamatlépések megoszlását az 1. ábra mutatja.

1. ábra Munkamegosztás a kimenő számlázás folyamatában

A projekt keretében a kimenő számlázás alapját képező projektadminisztrációs folyamatok üzleti újratervezésen és optimalizáláson mentek keresztül, ezáltal egységesebbek és hatékonyabbak lettek. Az így előállt optimalizált folyamatok nem csak megfeleltek az automatizáció alapkövetelményeinek, de megalapozták a jó eredmények elérését.

A szabályalapú és ismétlődő folyamatrészek részben vagy teljesen automatizálásra kerültek (1., 2., 5., 7. lépés), míg a szakértelmet igénylő döntési és ellenőrzési pontok vagy az egyedileg kezelt esetek megmaradtak a kollégák felelősségi körében (3., 4., 6. lépés). A 4. lépés azért nem került automatizálásra, mert a TIG-ek több csatornán és nem standardizált formában érkeznek be. A 3. és a 6. lépés a robot stabilizációs időszaka után kerülnek automatizálásra, ekkora már megbizonyosodtunk a robot helyes működéséről és véget ért a robot új funkcióinak fejlesztése, emellett a manuális ellenőrzések is megmaradnak, amelyek biztosítják a hibás TIG-ek és a sztornó számlák elkerülését.

A projekt alábbi mérhető célokat tűzte ki:

• a teljes folyamat időtartama projektenként 20 percről 3 percre csökkenjen
• manuális javítások (sztornó számlák) száma egy hónapon belül legyen kisebb, mint 3
• könyvelés: rossz főkönyvi szám, munkaszám, stb megadás hibaszázalékának csökkentése

Robot működés bemutatása

A megvalósítás egy riport és három külön futtatható automatizált folyamat elkészítéséből állt (lásd 2. ábra). Az első fejlesztési ciklusban a legegyszerűbb funkciók és szcenáriók kerültek be a scope-ba, majd miután ezek átmentek a teszteken, újabb és újabb scope elemek kerültek be.

2. ábra Az automatizálás komponensei

Az adatok forrása a BOBI (a név az SAP Business Object BI-ból ered) névre keresztelt riport, amely a Mortoff ERP rendszer adatbázisára épül. A riport szolgáltatja a folyamat bemenő adatait, az időelszámolásos adatokat, napi frissüléssel és kétféle aggregációs szinttel. Az egyik a havi szint, amely a TIG-ek és a számlák kiállításához, míg a másik a napi szint, ami az időelszámolásos riportok, kiállításához szükségesek.

A riport nem csak az aktuális hónapban számlázandó projektek adatait tartalmazza, hanem minden múltbeli és tárgyhavi adatot is, emiatt egy adatgyűjtő robotra van szükség, amely leszűri az aktuálisan számlázandó, előző időszaki projektek adatait. Az aktuális adatok ezután egy ún. master excelbe kerülnek, amely minden, a további folyamatok futásához szükséges adatot tartalmaz.

A robot a hónap első napján fut, de azt a szcenáriót is kezeli, amennyiben egy munkatárs a robot futása után könyveli le az óráit, ehhez természetesen újra kell futtatni az adatgyűjtést. Ebben az utóbbi esetben a robot nem írja fölül a teljes adat állományt, hanem csak azokat az adatokat frissíti, amelyek az előző futás óta változtak a riportban. A robot futása ezzel véget ér és folytatódhat a folyamat a TIG-ek és TR-ek kiállításával, amit már egy másik robot végez.

A TIG és TR kiállító robot futtatása előtt a projektadminisztrációs munkatársak ellenőrzik, hogy az időkönyvelések teljesek, majd jóváhagyják azokat a projekteket, ahol ez megfelelő, és futtatják a TIG kiállító robotot. A robot elkészíti és megformázza a TIG-et és a TR-t angol vagy magyar nyelven és az elvégzett feladatokat a TIG-en az ügyfél igényeihez igazodva jeleníti meg (a projekttől és az ügyfél igényétől függően csak feladatot, szakembert vagy mindkettőt ötvöző bontást jelenít meg egy táblázatban). Ezzel véget ér a robot futása és folytatódik a folyamat a számlázással.

A számlakiállítás előfeltétele egy projektnél a TIG beérkezése (4. lépés), amelyet szintén a projektadminisztrációs munkatársak ellenőriznek le. Amennyiben meggyőződtek arról, hogy beérkezett az aláírt TIG, jóváhagyják az adott projektet feldolgozásra, innen indul a számlázó robot futása (5. lépés).

A számlázó robot a NATURASOFT alkalmazást használja a számlák kiállításához. A számlázó robot képes új partnereket felvenni a nyilvántartásba, devizás és forintos, magyar vagy kétnyelvű (angol-magyar) számlákat kiállítani. A robot kiszámolja a hatályos áfatörvény szerinti ÁFA teljesítés dátumát, a fizetési határidőt, felrögzíti a számlatételeket és kitölti a megjegyzéseket a kiválasztott nyelven vagy nyelveken. A számla kiállítása közben elkészít egy betöltőfájlt, amelyet a számviteli munkatársak egy könyvelő rendszerbe tudnak importálni. A számlákat az igényekkel összhangban nem küldi be a NAV-nak, hanem félretett státuszba rögzíti őket. A futás után a pénzügy munkatársai értesülnek a kiállított számlákról egy emailben, majd ellenőrzik, végül véglegesítik vagy javítják őket.

Kihívások, tanulságok

A megvalósítás technikai kihívásai közül kettő érdemes említésre. Az egyik a Microsoft Word felületi automatizációja (színezések, rendezések, táblázatok kezelése, stb), amelyhez csak korlátozott funkcionalitású RPA modulok léteznek jelenleg. A másik kihívást az okozta, hogy kezdetben, különböző környezeteken futottak a robotok, a projektadminisztrációs munkatársak saját személyi számítógépen. Ezek és a fejlesztési környezet közötti minimális eltérések sok utólagos finomhangolást igényeltek, amit úgy sikerült orvosolni, hogy a nagyvállalati működési modellt alapul véve egy közösen használt virtuális gépre kerültek telepítésre a robotok, ahova be kell jelentkezzenek a felhasználók, amikor a fenti feladatokat végre akarják hajtani.

Projekt eredmények

A projektnek mérhető és nem mérhető eredményei is keletkeztek. Az élesbe állás utáni első hónapok mérései az alábbi eredményekkel szolgáltak lásd (3. és 4. ábra):

3. ábra Az automatizált projektek aránya cél-tény az első hónapok után

A baloldali oszlopban látható célkitűzés a projektek 86%-nak automatizálása volt. A projektek maradék 14%-a annyira különleges feldolgozást igényel, hogy automatizálásuk nem térülne meg sem pénzügyileg, sem a befektetett energia szempontjából. Az első hónap után a projektek 66%-át sikerült automatizálnunk, amely 20%-al tér el a célkitűzéstől. Ennek oka, hogy egyes projektek adminisztrációján változtatni kell az ERP rendszerben, hogy rendelkezésre álljon az összes feldolgozáshoz szükséges adat.

4. ábra Időmegtakarítás

Az időmegtakarítás havi célkitűzése 17 munkaóra volt. Az eredmény ehhez képest az első hónapban 10 óra, ami 7 órával tér el a célkitűzéstől. Ennek oka, hogy a használatbavétel kezdetén a munkatársak több időt fordítottak a folyamat kontrollálására és az eredmények ellenőrzésére, azonban az élesbe állítást követő 4 hónapra a mérések javulást mutattak az automatizált folyamatok arányában (lásd: 5. ábra).

5. ábra  Az automatizált projektek aránya cél-tény 4 hónap elteltével

Az előzetesen kitűzött 86%-os szint helyett, a projektek 89%-át sikerült automatizálni, mely nagyrészt a projekt adminisztráció javításából adódik, kisebb részt abból, hogy kiesett a projekt portfólióból néhány különleges feldolgozást igénylő projekt.

További, járulékos eredményként könyvelhető el, hogy az optimalizált folyamat miatt már a TIG kiállítás előtt teljesek az időkönyvelések és kevesebb az utólagos módosítás, a számláknál pedig kisebb a hibázási lehetőség, így kevesebb a sztornó számla.

Az automatizációnak nehezebben mérhető, de ugyanannyira fontos hozadékai is lettek: az így felszabadult idő, amely lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy magasabb hozzáadott értékű tevékenységeket végezzenek, mely egyben javítja a munkavállalói elégedettségüket is.