Háttér
Ügyfelünk, Magyarország egyik piacvezető biztosító társasága, az üzleti és Back Office területeket kiszolgálására dokumentum menedzsment és Workflow rendszer bevezetését kérte. A teljes bevezetés több éven keresztül, egy bevezetési programon keresztül valósult meg. A projekt részeként megtörtént a kapcsolódó üzleti folyamatok felmérése, valamint a WF rendszerbe való illesztés érdekében történő átalakítása. A bevezetési program 2013-ban indult és 2017-ben ért véget sikeresen. A keretrendszer nyújtotta lehetőségre építve azóta is újabb funkciók és folyamatok kerülnek kialakításra.
A projekt célja
Olyan digitális ügyvitelt támogató megoldás bevezetése, mely hozzájárul a folyamatok fizikai papírmennyiségének csökkentéséhez és elősegíti a papírmentes folyamatok kialakítását.
A megoldásunk bevezetésével megvalósítható:
-
Tetszőleges adattartalmú űrlap létrehozása,
-
Dokumentumok/feladatok rögzítése,
-
Automatikus feladatkiosztás,
-
Több szintű határidő kezelés,
-
Részletes (akár űrlap és azon belül mező szintű) jogosultságkezelés a WF bármely pontján egyedileg,
-
Riportok létrehozása és formázott Excelbe generálása akár automatikusan, ütemezetten is,
-
Sablondokumentum generálás,
-
Részletes dokumentum jóváhagyási folyamat kialakítása,
-
Egyszerű tervezőfelület,
-
IF-ek kialakítása társrendszerekkel,
-
Email értesítők küldése,
-
Emailben érkező megkeresések automatikus feldolgozása és felhasználóhóz szignálása,
-
Emailek megválaszolása rendszeren belülről,
-
Kiválasztott dokumentumok egyszerű anonimizálása a GDPR-nak megfelelően.
Módszertan használata szoftverfejlesztés közben
Mortoff a bevezetés során az alábbi módszertani elveket szabta az ügyfél igényeire:
- Szakértői interjúk workshop-ok a meglévő folyamatok felmérésére és optimalizálására,
- Felparaméterezett rendszer mielőbbi bemutatása,
- A bemutatott, működő rendszer alapján az ügyfél módosítási igényeinek végrehajtása,
- Elvégzett módosításokat követően a rendszer véglegesítése, élesítése,
- Intuitív alkalmazás kialakítása,
- Oktatóvideók készítése,
- Riportok kialakítása,
- Az élesítés elkészülésétől kezdődően ügyfelünk folyamatos, napi szintű támogatása a használatban és az üzemeltetésben.
Eredmények és megtérülés
Dokumentum- és folyamatkezelő rendszer bevezetése, valamint a folyamatok digitalizációja magával hozta:
- A korábbi iktatórendszer kiváltását,
- A termelékenység növekedését,
- Az üzleti folyamatok felgyorsítását,
- A versenyképesség növelését,
- A folyamatok menedzselését,
- A transzparencia növelését.
A Dokumentum- és folyamatkezelő rendszer bevezetése, majd folyamatos bővítése során mostanra, közel 70 db – a szervezet különböző területeit lefedő, üzlettámogató – folyamat került átalakításra. 2017-re az aktív felhasználóinak száma elérte az 531 főt. Segítségével 2018-ban több, mint 500.000, összességében 2.200.000-t is meghaladó irat került becsatornázásra a digitális folyamatokba.
Munkatársaink a következő területeken rendelkeznek tapasztalattal:
- Szoftverfejlesztés (.NET, Java, beágyazott fejlesztés, Big data, frontend fejlesztés)
- Szoftvertesztelés (manuális tesztelés, tesztautomatizálás, tesztmenedzsment);
- Tanácsadás (projektmenedzsment, üzleti elemzés, üzleti intelligencia, adattárház fejlesztés, adatvizualizáció).
- Azokról a szakterületekről, melyekben jártasak vagyunk, a „Szolgáltatásaink” és „Megoldásaink”menüpont alatt tájékozódhat bővebben.
